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¿Qué es Copilot for M365?

Copilot for M365 es un asistente de IA impulsado por modelos de lenguaje generativo (LLM), diseñado para integrarse a la perfección con las aplicaciones de Microsoft 365 como Word, PowerPoint, Excel, Outlook y Teams. Este asistente promete revolucionar la forma en que trabajamos al proporcionar soporte en tareas como la redacción de documentos, la gestión de correos electrónicos y la organización de reuniones. Los beneficios clave que identificamos antes de su adopción fueron:

1. Modelos de IA Generativa (LLM): Utiliza tecnología de vanguardia en modelos de lenguaje, lo que permite una interacción más natural y eficiente.

2. Integración con Información Interna de M365: Está diseñado para trabajar en armonía con la arquitectura y el contexto específicos de nuestra organización.

3. Seguridad Integrada: Hereda las políticas de seguridad de Microsoft 365, asegurando que la información se maneje con el mayor cuidado.

4. Compatibilidad Total: No es necesario salir de las aplicaciones habituales, lo que facilita la adopción de la herramienta por parte del equipo.

El Piloto: Nuestra Estrategia de Implementación

Antes de un despliegue a gran escala, decidimos llevar a cabo un piloto controlado para evaluar dos aspectos críticos: la seguridad y la utilidad de Copilot for M365. Aunque Microsoft ofrece evaluaciones estructuradas como parte de sus Customer Optimization Assessments, optamos por un enfoque más directo, involucrando a un grupo reducido pero representativo de usuarios.

Selección de Participantes y Planificación

Seleccionamos a un grupo diverso de usuarios que incluía miembros del comité de dirección, project managers, service managers, técnicos, recursos humanos, finanzas, comerciales y marketing. Esto nos permitió obtener una visión completa del impacto de Copilot en diferentes áreas de la empresa.

1. Material y Casos de Uso: Proporcionamos a los participantes materiales específicos y casos de uso diseñados para cada aplicación (Outlook, PowerPoint, Word, Teams), lo que les ayudó a entender cómo Copilot podría integrarse en su flujo de trabajo.

2. Canal de Teams Dedicado: Creamos un canal en Teams donde los participantes podían compartir sus experiencias, discutir sobre prompts eficaces y reportar cualquier incidencia de seguridad.

3. Duración del Piloto: Aunque inicialmente planeamos una duración más corta, extendimos el piloto para permitir que los usuarios se adaptaran a las nuevas formas de trabajo.

4. Encuestas y Feedback: Al concluir el piloto, realizamos una encuesta exhaustiva para evaluar la utilidad percibida y recoger feedback que nos ayudara a afinar nuestra estrategia de implementación.

Conclusiones: Lo que Aprendimos

Seguridad

Una de nuestras principales preocupaciones era la seguridad. Afortunadamente, Copilot for M365 cumple con todas las políticas de seguridad, cumplimiento y privacidad de Microsoft 365. Algunos puntos clave incluyen:

1. Cumplimiento de Políticas de Seguridad: Copilot respeta todas las políticas de permisos individuales y grupales, lo que significa que la información solo está disponible para aquellos con los derechos adecuados.

2. Protección de Datos: Los datos nunca salen de su partición segura ni se utilizan para el entrenamiento de modelos, lo que proporciona una capa adicional de protección.

Utilidad

En cuanto a la utilidad, encontramos que Copilot for M365 ofrece mejoras significativas, pero también plantea desafíos que deben considerarse:

1. Beneficios: Los usuarios que ya están familiarizados con IA generativa experimentaron aumentos significativos en productividad y creatividad, especialmente en tareas como la redacción de documentos, la búsqueda de información y la organización de reuniones.

2. Desafíos: La adopción de nuevas formas de trabajo basadas en IA requiere tiempo y esfuerzo. Además, la experiencia en ingeniería de prompts es esencial para aprovechar al máximo la herramienta. Algunos perfiles, particularmente aquellos con altas demandas creativas, valoraron más a Copilot, mientras que otros roles encontraron que algunas aplicaciones, como la búsqueda de información y el análisis en Excel, aún tienen margen de mejora.

Recomendaciones para una Implementación Exitosa

Basándonos en nuestra experiencia, recomendamos las siguientes estrategias para asegurar una implementación exitosa de Copilot for M365:

1. Despliegue Gradual: Comenzar con un grupo piloto y expandir lentamente su uso para facilitar la adaptación.

2. Priorizar la Seguridad: Realizar auditorías regulares y utilizar herramientas como Microsoft Purview para garantizar la seguridad de la información.

3. Enfocarse en Perfiles Clave: Identificar y priorizar aquellos puestos con mayor necesidad de creación de contenido para maximizar los beneficios de la implementación.

Conclusión: El Futuro de la Productividad con Copilot

La incorporación de herramientas como Microsoft Copilot for M365 es inevitable en el camino hacia la digitalización completa de las empresas. Sin embargo, su implementación debe realizarse con cuidado, asegurando la seguridad de la información y enfocándose en los perfiles que más se beneficiarán de estas tecnologías. Con una estrategia bien planificada, Copilot puede ser una herramienta transformadora que no solo mejora la productividad, sino que también abre nuevas oportunidades para la innovación dentro de la empresa.

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